Поставки сырья в ресторан: планируем и контролируем

Что учитывать при планировании поставок сырья на год и на период?

Какой сформировать и обеспечить минимальный запас сырья?

Как упростить планирование объема финансовых ресурсов на закупку?

Для чего нужен продуктовый баланс?

Планирование поставок сырья (товаров) в ресторанном бизнесе имеет свои сложности и специфику.

Во-первых, продукты питания имеют ограниченный срок годности, следовательно, задача шеф-повара и финансового специалиста — обеспечить минимально необходимые остатки запасов и их высокую оборачиваемость.

Во-вторых, финансовые ресурсы ограничены, а надо платить зарплату и налоги, оплачивать счета поставщиков, погашать кредитные обязательства перед банками.

Отсюда вопрос: сколько надо денежных средств для закупки сырья и материалов? Особенно важно спланировать поставки и финансовые показатели но новый учетный год. Этим и займемся.

Составляем план

Перед тем как приступить непосредственно к планированию поставок сырья, всесторонне анализируют:

• выполнение плана поставок за прошлый отчетный период;
• объем фактических поставок;
• посещаемость ресторана (как текущую, так и прогнозную);
• размер среднего чека;
• сложившийся и нормативный уровни затрат сырья согласно технико-технологическим картам на блюдо, стандартным рецептурам согласно Сборнику рецептур;
• сверхнормативный расход сырья, соблюдение норм отходов, нарушения технологической дисциплины;
• нормы выхода блюд, размер порции;
• цены для расчета стоимости сырья, их зависимости от сезонных и валютных колебаний;
• договорные условия работы с поставщиками сырья.

План поставок составляют в полном соответствии с другими планами/бюджетами: планом продаж, бюджетом производства, маркетинговыми планами по увеличению посещаемости.

На первоначальном этапе определяют план поставок сырья в натуральных единицах — сколько килограммов каких продуктов необходимо закупить.

В форме «План поставок сырья (количественный) на 2017 г.» (П-1) потребность в сырье определяется по каждому блюду из меню ресторана умножением его количества на индивидуальные нормы расхода сырья на одну порцию.

Если одно и то же сырье (например, лук репчатый) используется для приготовления нескольких блюд, общая потребность в нем рассчитывается суммированием его расхода по каждому блюду.

Нормы расхода по видам сырья (графы 3, 6, 9, 12, 15, 18) можно взять из калькуляционных карточек, технико-технологических карт или Сборника рецептур. Главное — не запутаться в нормах расхода, поскольку нормы могут приводиться как на одну порцию (размер порции тоже может варьироваться), так и на 1000 порций.

Сложнее рассчитать, на какое количество порций и каких именно блюд из меню планировать поставки сырья (графа 4, 7, 10, 13, 16, 19). Если не прогнозируется падение или увеличение посещаемости заведения, тогда показатели 2016 г. берем для расчета плана поставок и на 2017 г.:

• вариант первый — по учету изготовления блюд кухней в разрезе рецептур;
• вариант второй — по учету реализации блюд в зале ресторана (определяется количество порций каждой рецептуры, которое было заказано посетителями).

Например, если в 2016 г. «Борщ сибирский» клиенты заказывали 3200 раз, то на это количество порций и рассчитываем годовую потребность в продуктах на 2017 г.

Обратите внимание!

При составлении плана закупок необходимо обратить внимание на факторы, которые могут увеличить или уменьшить посещаемость ресторана, а следовательно, спрос на блюда и закупку сырья.

Увеличить посещаемость ресторана, а значит, и количество заказов тех или иных блюд могут, например, следующие факторы: руководство пригласило работать известного шеф-повара; рядом открылся новый торговый центр; увеличилось количество служащих в офисном здании по соседству; удачная рекламная кампания.

Снизить посещаемость могут снижение покупательской способности населения; удорожание блюд; сокращение численности служащих в офисном центре, которые приходили на обед в ресторан; негативная информация о ресторане в СМИ.

Более того, может поменяться структура спроса, например, в сторону десертов или вегетарианских блюд, следовательно, план закупок необходимо составлять с учетом маркетингового плана.

Спрос на одни и те же блюда может отличаться в зависимости от сезона, например, на «Борщ сибирский» спрос выше в зимний период, а на «Суп-пюре из шпината» — в летний. Значит, форму П-1 необходимо разбивать на две части, условно выделяя блюда зимнего и летнего спроса. В этом случае план на месяц (графы 24, 25) будет не среднегодовым, как выведено в количественном плане поставок, а средним для полугодового периода.

Задача специалиста по снабжению, экономиста по нормированию — обеспечить текущий запас сырья, отслеживать количественные остатки, на основании утвержденного плана П-1 (графы 29–31) инициировать заявки поставщикам, обеспечить их оплату.

Такие ингредиенты, как овощи, мука, сахар, всегда востребованы в ресторане, применяются для приготовления большого количества блюд, не скоропортящиеся, относительно дешевые. Указанные сырьевые позиции в форме П-1 (графа 28) помечены как «ЗК» — запас по кладовой.

Сложнее планировать закупку скоропортящихся дорогостоящих продуктов, спрос на которые нестабилен, например, свежие (не замороженные) свинина, говядина, шпинат. Если применить к ним тот же подход, что и к муке, т. е. рассчитали и утвердили, что каждый день в кладовой должно находиться, например, 11 кг говядины, то ресторан рискует понести значительные убытки: если в течение двух-трех дней не будет заказов блюд из говядины в нужном количестве, ресторан обязан остаток утилизировать.

Поэтому все сырье условно разделено на 2 группы: запасы в кладовой (ЗК) и сырье, поставку которого инициирует шеф-повар (Ш). Специалист по снабжению обязан оперативно выполнить заявку шеф-повара, а для этого у него должен быть перечень поставщиков и заключенных договоров на поставку.

Ответственность при таком разделении во многом возлагается на шеф-повара: он обязан обеспечить функционирование кухни, следовательно, следить за остатками в кладовой, опираясь на ежедневный спрос, и за сроком годности — возможно, продукт и есть в кладовой, но срок его годности заканчивается, следовательно, необходимо подавать заявку на поставку сырья.

Рассчитываем по нормам

В форму П-1 заложен метод расчета по индивидуальным нормам. Если в ресторане широкий ассортимент блюд, высокие объемы заказов, то применяют не индивидуальные нормы расхода сырья на единицу изделия, а среднегрупповые.

Среднегрупповая норма — это средневзвешенная величина расхода для приготовления одного блюда при структуре блюд, предусмотренной планом. Средневзвешенная норма расхода сырья рассчитывается на основании индивидуальных норм и структуры блюд, предусмотренной на плановый год.

2 способа расчета среднегрупповых норм:

1) при помощи абсолютных величин (количество блюд): произведения индивидуальных норм расхода сырья на количество блюд суммируют и делят на общее количество блюд:

где N_ср — средневзвешенная норма расхода сырья;

n₁…n_i — индивидуальная норма расхода сырья на единицу изделия;

q₁...q_i — количество блюд по каждому наименованию;

q_общ — общее количество блюд.

2) при помощи относительных величин (удельный вес отдельных видов блюд в общем количестве): индивидуальные нормы расхода сырья умножают на удельный вес каждого вида блюд в общем производстве, полученные процентные числа суммируют и делят на 100:

где d₁…d_n — удельный вес (в %) каждого наименования блюда в общем плановом выпуске.

Предположим, среднегрупповая норма расхода муки пшеничной (N_ср) для десертов = 0,08 кг на одну порцию. Планируется 20 000 порций десертов. Тогда план поставок муки на год:

20 000 × 0,08 = 1600 кг.

Составляем стоимостный план

На следующем этапе просуммированные итоговые количественные значения по каждому виду сырья (графа 22 формы П-1) или количественную потребность, рассчитанную по среднегрупповым нормам, умножают на цену — и план закупок на год (или на месяц — графа 24) в стоимостном выражении в упрощенном виде готов. Финансовые специалисты ресторана знают, сколько денежных средств надо на закупку сырья.