Как оперативно скорректировать численность персонала с помощью Excel?

Если вам поступил запрос на увеличение штатной численности персонала структурного подразделения; поставлена задача оптимизировать функционал, численность, организационную структуру предприятия; необходимо спрогнозировать численность сотрудников на последующие периоды, а вы ограничены во времени, используйте метод факторного нормирования и пакет прикладных программ MS Excel.

Метод факторного нормирования позволяет выявить ключевые факторы, которые влияют на показатель численности персонала. Эти факторы еще называют драйверами численности. Основа метода — корреляционно-регрессионный анализ. Если говорить упрощенно, то это такой распространенный прием обработки статистической информации.

Метод применяется к отдельным производственным процессам, а также к обособленным подразделениям предприятия.

Рассмотрим его применение на примере.

Задача экономиста по труду крупной торговой компании с развитой филиальной сетью (25 филиалов) — определить оптимальную (минимально необходимую) численность сотрудников Службы управления персоналом.

Типовые функции Службы:

• кадровое делопроизводство;
• подбор персонала;
• обучение и развитие персонала.

Алгоритм действий экономиста по труду:

1. Определил факторы (факторные признаки), предположительно влияющие на численность сотрудников Службы управления персоналом:

X₁ — среднесписочная численность работников филиала;

X₂ — число принятых работников филиала за год;

X₃ — число уволенных работников филиала за год;

X₄ — число работников филиала, которым был предоставлен/отменен отпуск любого вида за год;

X₅ — число работников филиала, направленных в служебные командировки за год;

X₆ — число больничных листов, предъявленных работниками филиала за год;

X₇ — число заявок на подбор персонала филиала за год;

X₈ — число работников филиала, прошедших внутреннее обучение за год;

X₉ — число работников филиала, прошедших процедуру оценки за год.

В качестве результативного признака Y (признака, на который влияют факторные признаки) экономист по труду определил штатную численность Службы управления персоналом на конец года.

Обратите внимание!

Основные требования к факторным признакам:

• совокупность данных по выбранным признакам должна быть однородной и иметь нормальное распределение;

• на один выбранный факторный признак должно приходиться не менее 10 единиц изучаемой совокупности;

• факторные признаки должны оказывать непосредственное влияние на результативный признак.

2. Сформировал таблицу исходных данных (табл. 1).

3. Проверил первичную информацию по факторным признакам (данные табл. 1) на однородность.

Для этого с помощью MS Excel рассчитал среднее арифметическое значение, среднеквадратичное отклонение и коэффициент вариации по каждому факторному признаку (табл. 2).

К сведению

Если коэффициент вариации меньше либо равен 33 %, то совокупность данных считается однородной. Если это условие не соблюдается, то совокупность не однородна.

В нашем примере однородными являются группы данных по факторным признакам X₁, X₄ (в табл. 2 они выделены цветом).

4. Скорректировал первичную информацию по факторным признакам и привел ее к однородности.

Для этого экономист по каждой группе данных по факторным признакам, не отвечающим условию однородности (коэффициент вариации больше 33 %), определил минимальные и максимальные значения (табл. 4; формулы для расчета — в табл. 5) и исключил эти значения из каждой группы. В итоге он получил новую таблицу исходных данных (табл. 6), по которой заново рассчитал коэффициенты вариации (табл. 7).

По результатам расчета не является однородной группа данных по факторным признакам X₅, X₆, X₇, X₈, X₉ (в табл. 7 они не выделены цветом). Экономист по труду исключил эти данные из последующих расчетов.

<...>

Порядок действий при построении матрицы коэффициентов в MS Excel для наглядности представлен также на рис. 1–4.