Сумма выплаты компенсации за неиспользованные отпуска рассчитывается исходя из среднего заработка сотрудника, порядок расчета которого установлен ст.139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922.

Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с Трудовым кодексом РФ или иным федеральным законом сохранялось место работы (должность) (ст.84_1 ТК РФ).

Право на компенсацию при увольнении имеют лишь сотрудники, проработавшие в организации не менее половины месяца.

Для расчета компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении нужно знать средний дневной заработок и количество неиспользованных дней отпуска, за которые необходимо выплатить компенсацию.

Средний дневной заработок для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска, предоставляемые в календарных днях, исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,4 (среднемесячное число календарных дней) в соответствии с частью четвертой статьи 139 Трудового кодекса РФ и п.10 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы.

Средний дневной заработок для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска, предоставляемых в рабочих днях, в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, определяется путем деления суммы начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели на основании части пятой статьи 139 Трудового кодекса Российской Федерации и п.11 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы.

Для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат, установленные п.2 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы:

а) заработная плата, начисленная работнику по тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за отработанное время;

б) заработная плата, начисленная работнику за выполненную работу по сдельным расценкам;

в) заработная плата, начисленная работнику за выполненную работу в процентах от выручки от реализации продукции (выполнения работ, оказания услуг), или комиссионное вознаграждение;

г) заработная плата, выданная в неденежной форме;

д) денежное вознаграждение (денежное содержание), начисленное за отработанное время лицам, замещающим государственные должности Российской Федерации, государственные должности субъектов Российской Федерации, депутатам, членам выборных органов местного самоуправления, выборным должностным лицам местного самоуправления, членам избирательных комиссий, действующих на постоянной основе;

е) денежное содержание, начисленное муниципальным служащим за отработанное время;

ж) начисленные в редакциях средств массовой информации и организациях искусства гонорар работников, состоящих в списочном составе этих редакций и организаций, и (или) оплата их труда, осуществляемая по ставкам (расценкам) авторского (постановочного) вознаграждения;

з) заработная плата, начисленная преподавателям учреждений начального и среднего профессионального образования за часы преподавательской работы сверх установленной и (или) уменьшенной годовой учебной нагрузки за текущий учебный год, независимо от времени начисления;

и) заработная плата, окончательно рассчитанная по завершении предшествующего событию календарного года, обусловленная системой оплаты труда, независимо от времени начисления;

к) надбавки и доплаты к тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за профессиональное мастерство, классность, выслугу лет (стаж работы), ученую степень, ученое звание, знание иностранного языка, работу со сведениями, составляющими государственную тайну, совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема выполняемых работ, руководство бригадой и другие;

л) выплаты, связанные с условиями труда, в том числе выплаты, обусловленные районным регулированием оплаты труда (в виде коэффициентов и процентных надбавок к заработной плате), повышенная оплата труда на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда, за работу в ночное время, оплата работы в выходные и нерабочие праздничные дни, оплата сверхурочной работы;

м) вознаграждение за выполнение функций классного руководителя педагогическим работникам государственных и муниципальных образовательных учреждений;

н) премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда;

о) другие виды выплат по заработной плате, применяемые у соответствующего работодателя.

При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, определенные п.5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы:

а) за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации;

б) работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

в) работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;

г) работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;

д) работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

е) работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Количество календарных дней неиспользованного отпуска устанавливается расчетным путем и зависит от продолжительности очередного отпуска. Если он составляет 28 календарных дней, то расчет производится исходя из 2,33 дня отпуска за один месяц работы (28/12).

При расчете количества дней работы, за которые увольняющемуся работнику полагается отпуск, компенсируемый денежной выплатой, следует руководствоваться Правилами об очередных и дополнительных отпусках. В соответствии с п.35 Правил при исчислении сроков работы, дающих право на пропорциональный дополнительный отпуск или на компенсацию за отпуск при увольнении, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие более половины месяца, округляются до полного месяца. Одновременно нужно учесть позицию Минздравсоцразвития России, которую он выразил в своем письме от 07.12.2005 N 4334-17 "Об определении количества календарных дней неиспользованного отпуска, подлежащих оплате при расчете компенсации за неиспользованный отпуск": законодательство не предусматривает механизма округления количества календарных дней неиспользованного отпуска, подлежащих оплате при расчете компенсации за неиспользованный отпуск. Поэтому данный вопрос решается на усмотрение организации. Но если организация принимает решение об округлении, например, до целых дней, его следует производить в пользу работника.

В соответствии с п.10 Положения средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и на среднемесячное число календарных дней (29,4).

В случае когда один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью, средний дневной заработок исчисляются путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,4), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах.

Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,4) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.

Компенсацию за неиспользованный отпуск следует рассчитать за каждый год, в котором сотрудник не использовал (не полностью использовал) отпуск. При этом учитывается не календарный год, а год фактической работы сотрудника - 12 рабочих месяцев. Например, если сотрудник был принят на работу 23 января, то его полный рабочий месяц истекает 22 февраля. Следующий рабочий месяц начинается 23 февраля, а истекает 22 марта и т.д.

Например, если сотрудник до увольнения отработал в организации с 23 января по 12 марта, то количество рабочих месяцев составит: с 23 января по 22 февраля - один полный рабочий месяц; с 23 февраля по 12 марта - 18 дней, что больше половины рабочего месяца. Таким образом, округление производится в большую сторону - до двух месяцев.

В стаж работы, дающий право на основной оплачиваемый отпуск, в частности, входит время, когда сотрудник фактически не работал, но за ним в соответствии с законодательством сохранялось место работы (так, во время нахождения в отпуске по беременности и родам сотрудница не работает, но за ней сохраняется должность в соответствии с ч.1 ст.261 ТК РФ). В перечне периодов, исключаемых при подсчете стажа, дающего право на ежегодный отпуск, период отпуска по беременности и родам не указан (ч.2 ст.121 ТК РФ). Следовательно, сотрудница имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. И если к моменту увольнения она его не использовала, ей полагается компенсация. То же относится и ко времени нахождения сотрудника на больничном, когда он фактически не работает, но за ним сохраняется должность (ч.6 ст.81 ТК РФ).

Из времени, которое сотрудник отработал в каждом рабочем году, следует исключить время отсутствия сотрудника на работе без уважительных причин (в том числе в случаях, предусмотренных ст.76 ТК РФ, - отстранение от работы); время отпусков по уходу за ребенком до достижения им трех лет; время предоставляемых по просьбе сотрудника отпусков без сохранения зарплаты продолжительностью более 14 календарных дней в течение рабочего года. Если окажется, что сотрудник отработал в организации в рабочем году от 11 до 12 месяцев, то за этот год ему положена полная компенсация за все неиспользованные дни отпуска (п.28 Правил, ст.121 ТК РФ).

Рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении так:

1. Рассчитываем количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах:

В соответствии с п.10 Положения N 922 средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и на среднемесячное число календарных дней (29,4).

В случае если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью, средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,4), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах.

Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,4) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.

2. Рассчитываем средний дневной заработок для расчета компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении:

Сумму всех начислений делим на (среднемесячное число календарных дней (29,4) умноженное на количество полностью отработанных месяцев и умножаем на количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах).

3. Рассчитываем количество дней неиспользованного отпуска:

2,33 дня отпуска за один месяц работы умножаем на количество полностью отработанных месяцев.

4. Рассчитываем сумму компенсации за неиспользованный отпуск:

средний дневной заработок умножаем на количество дней неиспользованного отпуска.

Обращаем ваше внимание, что компенсация за неиспользованный отпуск включается в состав расходов на оплату труда на основании абз.1 ст.255, п.1 ст.252 НК РФ и таким образом уменьшает налог на прибыль.

Компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении подлежат обложению НДФЛ (абз.6 п.3 ст.217 НК РФ).

С 2011 года компенсация за неиспользованный отпуск также включается в облагаемую базу по страховым взносам (пп."д" п.2 ч.1 ст.9 Федерального закона N 212-ФЗ).