Охи, вздохи бухгалтерии и кадровиков
Не знаю как вам, а многим моим коллегам в горячую пору отпусков и июльской отчетности не доставило большой радости появление нового бланка листка нетрудоспособности. И «осчастливленные» бухгалтера и кадровики в недоумении лишь задавали различные вопросы, всматриваясь в листок желто-голубого цвета. Перевернув данный документ можно увидеть инструкцию по заполнению, но к сожалению, бухгалтеру она, скорее всего не поможет, поскольку предназначена по большей части для медицинских работников.
Согласимся, что объявления, предлагающие приобрести по сходной цене больничный лист, пестрят везде. И торговля «нелегальными» листами нетрудоспособности приобрело всё больший оборот. Но и без этого в любой больнице есть возможность договориться с врачом об открытии больничного. И, конечно, понятно желание устранить противозаконные действия. Но почему же борьба с мошенниками должна усложнять жизнь простым гражданам и сотрудникам бухгалтерии и кадровых служб?
Больше всего специалистов огорчало отсутствие четких указаний по заполнению нового бланка 11 дней. Больничный появился 01 июля, опубликовали приказ Минздравсоцразвития от 29 июня 2011г. № 624н “Об утверждении Порядка выдачи листков нетрудоспособности” лишь 11 июля, а вступил он в законную силу, только 22 числа. Но организация не вправе оставить без оплаты, полученный «легальный» больничный лист, ссылаясь на то, что не знает, как проверить его подлинность или как заполнить необходимые графы. Ведь очень может быть, что приняв сейчас больничный и произведя по нему выплаты, в дальнейшем будет невозможно получить возмещение из бюджета. Все прекрасно знают, что ФСС России вправе не компенсировать расходы по листкам нетрудоспособности, оформленным с нарушением правил выдачи и заполнения больничного листа (п. 4 ч. 1 ст. 4.2, ч. 5 ст. 13 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ и подп. 3 п. 1 ст. 11 Закона от 16 июля 1999 г. № 165 ФЗ).
И в первые 11 дней существования нового больничного, было испорчено множество бланков. Кто-то по привычки заполнил новый лист синей шариковой ручкой. Врачи неверно вписывали наименование работодателя.
Большинство опытных работников, перед заполнением решили проконсультироваться о правилах заполнения у сотрудников отделения ФСС, в которых зарегистрированы их организации. Но, в тот момент, услышали только, что полного ответа фонд дать не может, в связи с отсутствием полного пакета утвержденных документов. Но что знали рассказывали и просили подождать конца месяца. А вопросов возникло действительно много. Что обозначает аббревиатура «СНИЛС». Когда и кто составляет акт формы Н-1. Где расположен именно номер самого больничного. Как округлять стаж, ведь в форме нет места для дней. Что именно включает в себя понятие «нестраховые периоды». Возможно ли еще назначать пособие по временной нетрудоспособности после 01 июля по больничным старого образца. Как лучше вписать наименование организации - работодателя, если оно не вмещается в отведенные клеточки, а официального сокращенного названия предприятие не имеет. Что делать, если вдруг рука дрогнет или появится клякса. И можно еще много указать нюансов, которые хотели бы прояснить бухгалтера.
Поскольку от уполномоченных органов толку оказалось мало, а исполнять обязанности по начислению и выплате сотрудникам пособия необходимо, то оживились обсуждения нововведения на различных профессиональных форумах. Конечно, приятно осознавать, что над решением проблемы работают много образованных и грамотных специалистов, перечитывается вновь все, имеющее хотя бы небольшое отношение к листам нетрудоспособности, нормативно правовые акты.
Тишина, идет заполнение больничного
А теперь предлагаем перейти к заполнению. Но вначале оговоримся, что все листки с датой выдачи до 01.07.2011 принимаются по старой форме. Данное мнение поддерживает и ФСС в информационном письме от 01.07.2011 « о порядке применении листков нетрудоспособности, выданных по 30.06.2011 включительно на бланках старого образца». Возможна также ситуация, когда работник предприятия болеет уже давно, и около месяца провел в стационаре, а выписан был из больницы в июле. В описываемой ситуации сотрудник должен предоставить в бухгалтерию новый бланк листка. Поскольку при данном виде лечения больничные выдаются в день выписки.
Теперь вернемся к новым бланкам. Предположим, медицинское учреждение идеально заполнило свои клеточки. И сейчас нам предстоит с первого раза заполнить всё верно на данный момент. Ведь мы то с вами знаем, что в дальнейшем могут быть приняты другие нормативы подробнее разъясняющие правила заполнения листа, нежели описаны в приказе Минздравсоцразвития от 29 июня 2011г. № 624н “Об утверждении Порядка выдачи листков нетрудоспособности”, опубликованного 11.07.2011 и вступающим в силу с 22.07.2011. Но в данной статье рекомендации будут основаны на упомянутом выше приказе, а именно на приложении «порядок выдачи листков нетрудоспособности» (далее порядок).
Итак, вооружаемся личным делом сотрудника, черными гелиевыми ручками. Эстеты и по совместительству любимцы руководства, берут в руки ручку с золотым пером и начинаем заполнять второй раздел больничного, под лаконичным названием «заполняется работодателем». И вот мы начинаем заполнять все специально отведенные ячейки печатными заглавными буквами в пределах границ соответствующих ячеек, но не в коем разе не касаясь их (п. 65 порядка). Начнем со строки «место работы» - здесь безопаснее указать, если имеется, официальное, т.е. предусмотренное уставом, сокращенное наименование организации (обособленного подразделения). Во-первых, сокращается вероятность ошибки, а во-вторых, количество ячеек отведенных под запись не так уж и много, всего 29. Но есть нюанс, название должно совпадать с записью, сделанной в медицинской организации, выдавшей больничный лист. Если же больной сообщил неверное наименование своего работодателя или же медицинская организация внесла неверную запись – работнику придется обращаться за заменой больничного листка. Также в письме ФСС РФ от 15.07.2011 № 14-03-11/15-7481, сказано, что «кавычки, точки, запятые, тире, знак номера в наименовании организаций не применяются». В этом же письме приведен алгоритм действий для тех, у кого нет официального сокращенного наименования. Такое наименование необходимо согласовать с региональным отделением Фонда, и далее довести до сведения застрахованных лиц, работающих в данной организации.
Затем ставим «отметку «V»» в строке «Основное» или «По совместительству». В зависимости от того, кем именно для организации является нетрудоспособный. Здесь вроде всё пока просто.
Затем переходим к строке «Регистрационный №» и записываем регистрационный номер, присвоенный ФСС РФ. И «код подчиненности» тоже относится к реквизитам, указанным в извещения фонда. Но к этому мы уже успели привыкнуть, заполняя расчет 4-ФСС. Со строкой «ИНН нетрудоспособного (при наличии)» я думаю тоже не возникнет проблем.
А вот строка «СНИЛС» вызывает легкое недоумение, поскольку еще не столь популярна эта аббревиатура. Расшифровывается она как «страховой номер индивидуального лицевого счета», а попросту номер пенсионного страхового свидетельства больного.
В строке «Условия исчисления» указываем соответствующий двухзначный код или при необходимости несколько кодов. Строка заполняется, если имели место случаи, для которых предусмотрены особые правила выплаты пособия. Например, 46, если с застрахованным лицом заключен трудовой договор (служебный контракт) на срок менее 6 месяцев.
Строка «Акт формы Н-1 от» заполняется лишь теми, кто заполнял соответствующий акт. Заполнять данный документ необходимо в случае, если временная нетрудоспособность работника наступила в результате несчастного случае на производстве. Если у вас именно данная ситуация то в указанною строку вы вписываете дату составления акта в формате «ДД.ММ.ГГГГ».
Обратим внимание на строку «Дата начала работы». Эту строку заполняют далеко не все. Многие ошибочно подумали, что строка предназначена для информации о начале работы в организации болевшего сотрудника или о дате начала трудового стажа получающего пособие. Но поименованная строка нужна для указания числа, месяца и года, с которого работник должен был приступить к работе в случае аннулирования трудового договора. Несмотря на то, что договор с работником аннулирован, сотрудник имеет право на получение пособия по листу нетрудоспособности, при условии, что заболевание наступило в период со дня заключения трудового договора до дня его аннулирования.
Когда может возникнуть такая ситуация. Допустим, что у вас появилась новая вакансия, организация подобрала подходящего кандидата и заключила с ним трудовой договор от 11 июля 2011 года. Но день начала работы отдельно не указан. В такой ситуации будущий работник должен приступить к выполнению своих обязанностей на следующий рабочий день после вступления договора в силу (ст. 61 ТК РФ). К сожалению, 12 июля ваш новый сотрудник не вышел на работу, сообщив, что заболел. Поскольку компании срочно необходим человек на вакантную должность, то работодатель принимает решение воспользоваться своим правом аннулировать трудовой договор. И 12-го числа договор аннулируют. И если больничный лист открыт 11 числа, то есть до момента аннулирования, то гражданину предприятие обязано выплатить пособие по временной нетрудоспособности за период с 12-го числа (день начала работы, согласно трудовому договору, он и указывается на бланке больничного листа) до дня, указанного в больничном листе. Если этот период превысит 75 дней, то выплата пособия прекращается.
Далее идет строка «страховой стаж», в которой указываем страховой стаж. Но возникает вопрос, как правильно записать месяцы. Раньше мы его считали и в днях, как теперь дни переводить в месяцы. Мы позвонили в ФСС и сотрудник нам разъяснил, что в данной ситуации мы не должны пользоваться арифметическим принципом округления, даже если у работника стаж 7 лет 11 месяцев 28 дней, то нужно писать 7 лет 11 месяцев. И обратите внимание, что если стаж работника всего пару месяцев, то указываем эти месяца как «06» в графе месяцы - если он отработал всего 6 месяцев.
Вот еще одна строка, внесшая смуту в умы специалистов - «в т.ч. нестраховые периоды». Здесь мы запишем количество полных лет, месяцев прохождения работником военной службы, а также иной службы, предусмотренной Законом Российской Федерации от 12 февраля 1993 г. № 4468-1 «О пенсионном обеспечении лиц, проходивших военную службу, службу в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, и их семей»
Обратите внимание на заполнение ячеек связанных с суммами такие, как «Средний заработок для исчисления пособия» или «Средний дневной заработок». В пункте 65 Порядка сказано, что «Все записи в специально отведенных ячейках проставляются, начиная с первой ячейки. Следовательно, заполняем ячейки, начиная с первой, а справа остаются пустые ячейки.
Акцентируем внимание ещё на одном нюансе: какие суммы больничного пособия – с учетом НДФЛ или без – нужно указывать в строке «ИТОГО начислено» больничного листка. На данный момент четкого ответа на этот вопрос законодательство не предусмотрело.

Из формулировки пункта 66 Порядка, следует, что в строке «ИТОГО начислено» нужно указать общую сумму пособия, подлежащую выплате застрахованному лицу.. Поскольку больничное пособие выплачивается без НДФЛ, то сумму в этой строке больничного листка нужно отразить за вычетом налога. Данный вывод также основан и на письме от 29 декабря 2010 г. № 02-03-10/05-14665 ФСС России. В указанном документе сказано о том, что без НДФЛ следует указывать только итоговую сумму пособия к выдаче, поскольку на руки сотрудник получает пособие без налога. В то же время суммы, используемые для расчета пособия, а также суммы пособия, которые выплачиваются за счет средств работодателя и фонда, нужно указывать в полном объеме, без вычета НДФЛ.
Далее больничный подписывает руководитель и главный бухгалтер, и ставиться печать организации. Ставя печать, следите, чтобы она не попала на ячейки с данными.
Заметим, что право подписи на листке нетрудоспособности при заполнении листка нетрудоспособности руководителем организации может быть делегировано приказом или распоряжением его заместителю, курирующему соответствующие вопросы, связанные с социальным страхованием, либо по доверенности руководителю филиала (обособленного подразделения), зарегистрированного в качестве страхователя по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности в региональном отделении Фонда по месту расположения.
Ошибка и её последствия
Если работодатель получил лист нетрудоспособности с исправлениями, то его нельзя принимать к оплате. В соответствии с новым Порядком исправления в больничном не допускаются со стороны медицинского учреждения. И больному обязаны заменить испорченный бланк на новый.
А вот работодатель имеет право на ошибку и даже не одну. Однако в данном случае лучше руководствоваться правилом, чем меньше – тем лучше.
Корректировать запись «штрихом» или аналогичными средствами запрещено. Для исправления допущенной ошибки бухгалтерией или кадровой службой необходимо ошибочную запись аккуратно зачеркнуть. На оборотной стороне больничного листка сделать правильную запись взамен ошибочной. Текст заверяется фразой «исправленному верить», подписью и печатью работодателя (при наличии). Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписывающего документ

Врезка1
Входе тренингов проведенных с врачами, выяснилось, что на заполнение одного больничного врачом требуется около 19 минут, при этом портится в среднем 5 бланков. В то время как на прием одного больного отводится только 7 минут
Конец врезки 1