Не «формальное» списание
Так бывает, что появившуюся дебиторскую задолженность, взыскать не возможно. По этому вопросу написано много, но бухгалтера продолжают совершать ошибки. А если впереди еще и аудиторская проверка... Сократить риски помогла Светлана Щепетильникова.

Напомним, что дебиторская задолженность - это имущественные требования организации к другим лицам, являющимся ее должниками. А теперь вспомните, как давно вы читали «святая святых» всех бухгалтеров Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (далее приказ №34н). В данной конкретной ситуации нас интересует п. 77. Предлагаю его еще раз внимательно прочесть: «Дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся соответственно на счет средств резерва сомнительных долгов либо на финансовые результаты у коммерческой организации, если в период, предшествующий отчетному, суммы этих долгов не резервировались в порядке, предусмотренном пунктом 70 настоящего Положения, или на увеличение расходов у некоммерческой организации. Списание долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Эта задолженность должна отражаться за бухгалтерским балансом в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника».
Мы видим, что данный пункт не предоставляет нам выбора, списывать или не списывать задолженность. Но есть возможность разного учета. Как мы будем учитывать, создавать резерв или нет, выбираем сами, указывая выбор обязательно в учетной политике.

И снова инвентаризация
Бухгалтерия должна мониторить состояние дебиторской задолженности предприятия и когда выявляется просроченная, то организовать инвентаризацию. Аудит дебиторской задолженности используется для предотвращения увеличения безнадежных долгов, грозящих предприятию банкротством. Однако мы не должны забывать и о том, что организации ежегодно обязана проводить инвентаризацию, с целью подтверждения достоверности и полноты зарегистрированных фактов финансово-хозяйственной деятельности на основании статьи 12 Закона РФ № 129-ФЗ от 21.11.96 г. «О бухгалтерском учете» и Приказа Минфина РФ № 49 от 13.06.95г. «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».
Надо отметить, что управление дебиторской задолженностью включает в себя: ранжирование её по срокам возникновения (0-30 дней;31-60; 61-90; 91-120; свыше 120 дней); вычесление аналитических показателей; оценку реального состояния дебиторской задолженности и вероятности безнадежных долгов. Работа с дебиторской задолженностью важная и необходимая деятельность на предприятии.
А значит, вначале мы оформим приказ о проведении инвентаризации – форма унифицированная №ИНВ-22 (приложение №1 на стр…). В некоторых бухгалтерских программах, есть возможность данный документ сформировать автоматически. Но не стоит к данной процедуре относится халатно. К сожалению, тенденция современного учета такова, что бухгалтера «малышей» ведут большую часть учета в ПК, и потому забывают распечатать и правильно оформить документы. Согласимся, что зачастую суммы отражаются на синтетических счетах бухгалтерского учета, верные. Но всё же без надлежаще оформленных первичных документов (с наличием соответствующих подписей и печатей) бухгалтерский учет достоверным и полным считаться не может.
Заметим, что на практике аудиторы чаще всего встречаются со следующими типичными ошибками, при списании задолженности:
• несвоевременное списание задолженности с истекшим сроком исковой давности;
• неправомерное признание задолженности безнадежной с последующим списанием;
• несвоевременное отражение НДС;
• непринятие мер по взысканию дебиторской задолженности;
• нарушение сроков хранения документации в архиве;
• нарушение методологии бухгалтерского учета;
• формальное проведение инвентаризации (применение документов неунифицированной формы, отсутствие предусмотренных реквизитов, наличие подписей людей, не назначенных в комиссию и т.д.) и д.р.
А после обнаружения любых из вышеперечисленных ошибок аудиторы в последствии могут в заключении написать фразу: «В отсутствии исполнения требований, установленных Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 г. № 49, результаты инвентаризаций признать действительными нельзя». Согласитесь, данную фразу прочесть совсем не хочется. По этому отнесемся к данному вопросу со всей серьёзностью.
Но аудиторы, аудиторами, а постараться нам нужно еще и потому, что не правильное оформление документов, может привести, к оспариванию нашего права на принятие в качестве внереализационных расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль, сумму списанной дебиторской задолженности в суде (п.2 части 2 ст. 265 НК РФ).
После назначенная комиссия проводит инвентаризацию расчетов с дебиторами. В ходе подготовки данных можно провести сверку расчетов, о которой мы уже писали в февральском номере. По результатам инвентаризации оформляется «акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами» (унифицированная форма № ИНВ-17) применяется для оформления результатов инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании выявления по документам остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, а другой остается в комиссии.
По указанным видам задолженности к акту инвентаризации расчетов должна быть приложена справка (приложение к форме № ИНВ-17), которая является основанием для составления Акта по форме № ИНВ-17. Справка составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета. Отметим, что её чаще всего и забывают оформить (Приложение №2 на стр…….).
На основании акта инвентаризации и подтверждающих документов составляется письменное обоснование для списания дебиторской и кредиторской задолженности. Может быть составлена бухгалтерская справка (приложение №3 на стр….).
Собираем первичку
Напомним, что первичными документами, подтверждающими истечение срока исковой давности, являются:
• договоры, на основании которых осуществляется отгрузка продукции (товаров, работ, услуг) покупателю;
• документы на отгрузку продукции (товаров, работ, услуг) покупателю;
• платежные документы, подтверждающие дату выплаты аванса поставщику (при невыполнении поставщиком обязательств по поставке);
• акты сверки задолженности и т.д.
При списании в бухгалтерском учете дебиторской задолженности, срок исковой давности по которой не истек, можно доказать право списания задолженности, предоставив следующие документы:
• определение суда о завершении конкурсного производства или о ликвидации должника;
• выписку из Единого государственного реестра юридических лиц о ликвидации должника;
• решение суда или уведомление ликвидационной комиссии о невозможности удовлетворения требований кредитора из-за недостаточности имущества ликвидируемой организации;
• акт судебного исполнителя о невозможности взыскания долга с организации-должника и т.д.
На основании первичных учетных документов, руководитель организации издает приказ (распоряжение) о списании дебиторской или кредиторской задолженности в бухгалтерском учете. (Приложение №4 на стр….)
Вечно животрепещущий вопрос о НДС
Минфин высказался по поводу НДС в Письме Минфина РФ от 21.10.2008 г. №03-03-06/1/596 написав «налогоплательщик вправе списать на затраты сумму безнадежной дебиторской задолженности полностью, включая налог на добавленную стоимость». Однако налоговые органы не поддерживают данной позиции, и по данному вопросу могут возникнуть споры.
И наконец отразим все на счетах бухгалтерского учета.
1. Без создания резерва:
Дебет 91.2 Кредит 62 (76) – 1 000 000 руб. – списана дебиторская задолженность, нереальная для взыскания; Целесообразность отражения данных издержек на счете 91 мы находим в п. 11 и п. 14.3 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н в редакции 08.11.2010
Дебет 007 – в случае списания задолженности из-за неплатежеспособности должника.
2. С созданием резерва по сомнительным долгам:
Дебет 91.2 Кредит 63 – 1 000 000 руб. - Сформирован резерв сомнительных долгов по результатам инвентаризации;
Дебет 63 Кредит 62 (76) – 1 000 000 руб. - Списана за счет созданного резерва задолженность ООО «Должник»;
Дебет 007 – в случае списания задолженности из-за неплатежеспособности должника.
КОРОТКИЕ ВРЕЗКИ:

ВРЕЗКА 1
Помним про п. 77 приказа №34н, где сказано, что списание в течение пяти лет с момента списания сумма списанной задолженности учитывается за балансом на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов».
КОНЕЦ ВРЕЗКИ 1
ВРЕЗКА 2
Несвоевременное списания дебиторской задолженности, повлекшее искажение бухгалтерско отчетности более 10%, ведет к наложению административному штрафа на должностных лиц в размере от 2 до 3 тысяч рублей (статья 15.11 КоАП). На организацию может быть наложена и налоговая ответственность по статье 120 НК РФ.
КОНЕЦ ВРЕЗКИ 2
В письме ФНС России от 6 декабря 2010 г. ШС-37-3/16955 подчеркивается, что подписание акта сверки должником является совершением обязанным лицом действия, свидетельствующего о признании имеющегося долга.

ВРЕЗ со скриншотом
При списании дебиторской задолженности, срок исковой давности по которой не истек, не обязательно иметь выписку из ЕГРЮЛ именно в бумажном виде, также можно распечатать информацию с сайта: http://www.valaam-info.ru/fns или http://egrul.nalog.ru/fns/index.php. Налоговые органы это устраивает.
Конец вреза со скриншотом